Notis® Nieuws

			Integratie ECH en Notis One vernieuwd

			Wij zijn verheugd u de navolgende mededelingen over de Electronische Communicatie Hypotheken, kortweg ECH, te kunnen doen: 1. Na een tijdelijke onderbreking is vanaf heden weer volledige integratie tussen ECH-II en Notis One met betrekking tot het aflosproces mogelijk. 2. Uit bijgevoegd bericht kunt u opmaken dat de Stichting ECH heeft besloten met ingang van 1 januari 2011 het aflosproces via ECH-I volledig gratis aan te bieden. De voordelen voor u: · Alle gegevens worden over en weer automatisch ingevuld in de juiste velden. · De royementsvolmacht wordt automatisch gegenereerd middels een up-to-date ECH model. · Snellere afwikkeling van dossiers en veel minder kans op fouten door controles in de applicatie. · De schermen zijn zo veel mogelijk gelijk gebleven aan de vorige versie in ECH-I en zo gebruiksvriendelijk dat u na een korte uitleg meteen aan de slag kunt. Kortom: deze geheel vernieuwde integratie tussen ECH en uw eigen notariële administratie geeft u als gebruiker van Notis One nog meer tijdsbesparing en gemak. Wat kunt u doen? U gebruikt momenteel de ECH cliënt: Bel ons voor de update zodat u daarna meteen hiermee aan de slag kunt. U maakt nog helemaal geen gebruik van ECH: Ga naar de ECH-website om u aan te melden en bel ons voor de update zodat u snel hiermee aan de slag kunt. Meer weten? Schroom niet om ons te bellen (045 570 33 77) of te mailen (). Wij informeren u graag vrijblijvend over de mogelijkheden.

			NotisOne integratie met het Kadaster

			Naast een directe integratie met de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA), de Kamer van Koophandel en de DiginBFT aangifte, werken wij ook sinds geruime tijd aan een integratie met het Kadaster (het project KIK, Ketenintegratie Inschrijving Kadaster). Zoals u waarschijnlijk weet bestaat het project uit drie componenten: Inzage (recherches) Inschrijving van de akten ‘Watchdog’ abonnement i.v.m. wijzigingen kadastrale objecten. Uit uitgebreid onderzoek is ons gebleken dat in het notariaat de hoogste prioriteit ligt bij het geautomatiseerd kunnen rechercheren van kadastrale objecten. Hierop gefocust hebben wij de schermen voor de inzages bijna gereed, waardoor het mogelijk wordt om alle recherches direct vanuit NotisOne op te vragen en de verkregen informatie automatisch in uw database op te nemen. Hiermee beschikt u over een altijd actueel ‘kadastraal object’ kaartje, gekoppeld aan de betreffende akten- en cliëntenkaarten en te gebruiken in uw akte. Om u nu reeds het voordeel te kunnen bieden dat het Kadaster vanaf 2011 mogelijk zal maken, hebben wij in onze KIK module (KIK-I) de mogelijkheid ingebouwd om middels een lijst met ‘nog uit te voeren’ her- en narecherches in één oogopslag te kunnen zien welke recherches nog uitgevoerd dienen te worden en wanneer. Eventuele afwijkingen tussen de actuele inzage en eerdere inzages worden automatisch gedetecteerd. Door op deze link te klikken kunt u reeds bekijken hoe deze integratie in NotisOne vorm zal krijgen. Voor meer informatie kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen.

			Resulaten ICT tevredenheidsonderzoek

			Notar-IT Magazine heeft een tevredenheidsonderzoek verricht naar de automatisering binnen de notariële branche. Binnen dit onderzoek werd de tevredenheid over specifieke notariële software pakketten onder de loep genomen. Daaruit blijkt dat Notis®One, het notariële software pakket uit het eigen huis van Notis B.V., het hoogste aantal tevreden gebruikers kent van alle notariële software pakketten die verkrijgbaar zijn op de Nederlandse markt. Van alle Notis®One gebruikers blijkt maar liefst 92% tevreden of zeer tevreden te zijn over dit pakket. Van alle niet Notis®One gebruikers is 11% tot 50% ontevreden over het door hen gebruikte pakket.

			Integratie met ECH: tijd- en kostenbesparing

			In Notariaat Magazine van februari 2009 (nummer 2) werd een interessant artikel gepubliceerd over het geïntegreerd werken met ECH via softwarepakketten. Grote voordelen van deze integratie zijn een foutloze invoer en aanzienlijke tijd-, en dus kostenbesparing. Ook toekomstige uitdagingen voor ECH werden in het artikel besproken. Één van de geïnterviewde partijen was notariskantoor Bots & Borghstijn te Deurne, Notis gebruikers. Notis had in 2005 de primeur met de integratie van ECH en de medewerkers van Bots & Borghstijn maken hier graag veelvuldig gebruik van. Hieronder vindt u het volledige artikel. Indien u meer wilt weten over ECH en Notis kunt u natuurlijk contact met ons opnemen: of 045-570 33 66. Notarissen zien veel voordeel in geïntegreerd werken: 'ECH: kwestie van finetunen' Notariaat Magazine nummer 02, februari 2009 Auteur: Alieke Bruins Sinds Elektronische Communicatie Hypotheken (ECH) geïntegreerd is in softwarepakketten kunnen aangesloten notariskantoren en hypothecair financiers direct met elkaar communiceren. Systeembeheerders Frans Moerland, Theo Mennen en Louis DeWald zijn enthousiast. Maar het systeem werkt pas echt efficiënt als alle partijen gegevens op dezelfde wijze invoeren en dat gebeurt nog onvoldoende, vinden ze. ‘Veel softwareleveranciers bieden opzichzelfstaande pakketten aan, waardoor je talloze icoontjes op je scherm krijgt en je steeds moet in- en uitloggen,’ zegt Frans Moerland uit Brielle. Moerland is juridisch medewerker op het kantoor van zijn echtgenote notaris Moerland-Jansen en verantwoordelijk voor het systeembeheer. ‘Maar in plaats van ‘eilandautomatisering’ wil ik een geïntegreerd pakket dat ik vanuit mijn centrale database zelf kan beheren en controleren.’ Daarom koos hij voor geïntegreerd werken met ECH. Directe communicatie Het ECH-project, ontwikkeld om de processen rond het vestigen en aflossen van hypotheken te versnellen en te vereenvoudigen, werd in 2001 gelanceerd. Inmiddels werken 632 van de 965 notariskantoren en 5 hypothecair financiers via ECH. De meeste notariskantoren werken via de ECH-internetapplicatie, waarvoor inloggen in een separaat programma nodig is en gegevens handmatig moeten worden ingevoerd in hun systeem. Dit ‘overtypen’ is echter overbodig geworden sinds ECH geïntegreerd is in een aantal softwarepakketten, waardoor direct vanuit het pakket met aangesloten hypothecair financiers gecommuniceerd kan worden. Ook voor de geïntegreerde versie van ECH hoeven gebruikers geen programma op hun pc te installeren, een internetverbinding is voldoende. Wel is een kantoorcertificaat nodig, dat ook wordt gebruikt voor toegang tot het NotarisNet en het Centraal Testamentenregister. Aangesloten kantoren Drie leveranciers van software voor het notariaat hebben ECH in hun pakket opgenomen: Notis (voorheen System Center Heerlen), Van Brug Automatisering en Quantaris. Daarnaast ontwikkelen ook Devoon, Timesoft en Atredis software waarin ECH is geïntegreerd. Ongeveer 40 van de 632 kantoren werken geïntegreerd via Van Brug Automatisering, en ongeveer 35 via Notis. Na een pilot van Quantaris in 2008 met 2 kantoren, waaronder notariskantoor Moerland, werken nu 3 kantoren met deze leverancier. Sinds januari 2009 levert Quantaris zijn software ook aan andere kantoren. Astrid Eggink, sinds 1 januari 2009 directeur van Stichting ECH: ‘Alle pakketten wisselen op dezelfde manier gegevens uit via ECH, maar de verwerking van die gegevens in softwarepakketten varieert. Voordat notarissen een pakket kiezen, moeten ze zich daarom goed bewust zijn van hun wensen en de mogelijkheden.’ Minder kans op fouten Geïntegreerd werken via ECH biedt veel voordelen, constateert Theo Mennen, juridisch medewerker en systeembeheerder bij Bots & Borghstijn in Deurne. Zijn kantoor ging in april 2007 direct over van ‘papier’ op een koppeling tussen ECH en het softwarepakket van Notis en heeft dus nooit met de handmatige invoer via ECH gewerkt. Mennen is tevreden over de geïntegreerde versie. ‘Gegevens worden automatisch aangevuld vanuit onze cliëntendatabase. Voorheen communiceerde ik via telefoon, post en e-mail. Nu kan ik alles achter mijn pc afhandelen. Groot voordeel is ook dat ik gegevens minder vaak hoef in te voeren. Daardoor is de kans op fouten aanzienlijk kleiner dan met een handmatige invoer. Met één klik op de knop heb ik alle benodigde gegevens op mijn scherm. Dat is ook prettig als ik een zaak voor een collega waarneem. Daarnaast zorgt het systeem voor een snellere afwerking van zaken. Ik word bijvoorbeeld gedwongen om bij het opvragen van de aflosnota direct de volmacht naar de bank te sturen.’ Correcte invoer Frans Moerland onderschrijft de voordelen die Mennen noemt. ‘Dit alles bespaart tijd en kosten, vooral voor klanten.’ Ook Louis DeWald beschouwt deze manier van werken als een vooruitgang. DeWald is systeembeheerder bij notariskantoor Sebök & Lalmahomed in Den Haag, dat vanaf eind 2006 meedeed aan de pilot van Van Brug Automatisering. ‘Met de nieuwe versie hoopten we beter te kunnen communiceren met de bank. Dat is het geval. Nieuwe stukken in een zaak voeren we in het digitale dossier in. In de agenda, die ook in het systeem geïntegreerd is, noteren we afspraken. Met één druk op de knop is de bank daarvan op de hoogte. Zij kan direct de benodigde hypotheekstukken laten voorbereiden en ervoor zorgen dat het geld er is als de klant langskomt.’ Wel benadrukt hij dat correcte invoer van gegevens essentieel is. ‘Maak je bij de invoer een fout, dan kan herstel buitengewoon lastig zijn doordat gegevens op veel plekken zijn weggeschreven.’ Gebrek aan uniformiteit ‘Behalve de genoemde voordelen leidt ECH ook tot uniformiteit,’ zegt Astrid Eggink. ‘Notarissen en hypothecair financiers communiceren op dezelfde manier met elkaar. Over wat men van elkaar ontvangt, en wanneer, bestaat geen twijfel.’ Theo Mennen bestrijdt dit. Volgens hem werkt het systeem pas optimaal als alle partijen gegevens op dezelfde wijze invoeren. ‘Dat gebeurt nu onvoldoende. Ons kantoor werkt voornamelijk met de Rabobank. Medewerkers van deze bank vullen gegevens vaak anders in dan wij, waardoor ons systeem deze niet herkent. Zo vult de bank bij ‘klantnaam’ bijvoorbeeld in: T.M. Mennen; het veld ‘voorletter(s)’ is niet ingevuld; bij ‘straat’ vult de bank in: Stationsstraat 11; het veld ‘huisnummer’ is niet ingevuld. De bank krijgt die berichten kennelijk wel verstuurd, maar als ik invoervelden leeg laat, krijg ik ze niet naar ECH verzonden. Op deze wijze is automatisch zoeken en koppelen aan de database van Notis onmogelijk en moeten we alsnog handmatig gegevens opzoeken en invullen.’ ECH zou zich volgens Mennen kritischer moeten opstellen ten opzichte van banken en gelijke eisen moeten stellen aan alle partijen. Moerland en DeWald zijn het met hem eens. Astrid Eggink reageert: ‘Het klopt dat de Rabobank nog bepaalde informatie samengesteld verstuurt, dus een straat en huisnummer in één veld in plaats van in twee velden. Dit heeft zeker onze aandacht. Alle andere aangesloten partijen werken wel op dezelfde wijze.’ Kostenreductie Moerland vindt het ook jammer dat sommige banken, zoals de Rabobank, alleen particuliere hypotheken via ECH afhandelen. Verder betreurt hij het dat er nog maar weinig banken aangesloten zijn. ‘Daardoor moeten we zowel met elektronische als papieren dossiers werken.’ Volgens Astrid Eggink is het traject dat financieringsmaatschappijen moeten afleggen voordat ze zich kunnen aansluiten langer dan voor een gemiddeld notariskantoor. ‘Het hangt er ook van af welke prioriteiten zij stellen. Maar met de huidige hypotheekmarkt zou het een geschikt moment voor financiers kunnen zijn om te bezien of met ECH kostenreductie mogelijk is.’ Ze verwacht dat in de nabije toekomst meer banken zich aansluiten. ‘Als notarissen langer wachten met het aansluiten op ECH is aansluiting voor banken minder interessant, want dat betekent dat ook zij steeds twee trajecten moeten volgen.’ Helpdesk Ondanks de genoemde zaken die verbeterd kunnen worden vinden Moerland, Mennen en DeWald het systeem gebruiksvriendelijk. Medewerkers hadden het snel onder de knie, variërend van een halve dag tot twee weken. Ook de facultatieve aanvullingen op de pakketten die de leveranciers aanbieden, zijn gemakkelijk te installeren, vinden ze. Collega’s van Mennen volgden eerst een cursus via Notis. ‘Om fouten te voorkomen werkten we in de overgangsfase alleen in nieuwe zaken met het geïntegreerde systeem. Oude zaken werden nog handmatig afgehandeld.’ Omdat sommige medewerkers van Sebök & Lalmahomed eerst nog wat huiverig waren voor het nieuwe systeem, bleven zij enige tijd naast de geïntegreerde versie gegevens handmatig invoeren. DeWald: ‘Daardoor liepen processen niet synchroon en moest ik extra acties verrichten. Maar inmiddels vullen we alleen in uitzonderingsgevallen gegevens handmatig in, met name als het gaat om de afrekening.’ Bij technische problemen bellen ze alledrie eerst hun softwareleverancier. Over de samenwerking zijn ze erg te spreken. Moerland: ‘Ik kan de technisch directeur van Quantaris bij wijze van spreken dag en nacht bellen.’ Minder tevreden is hij over de helpdesk van ECH. ‘Zodra vragen verder gaan dan de standaardproblemen weten ze het antwoord niet en verwijzen ze door naar de softwareleverancier, terwijl het euvel vaak bij ECH ligt. Inmiddels gaat het overigens beter dan in de beginfase.’ Zuivere gegevens Nu het geïntegreerde systeem veel voordelen biedt, is het opmerkelijk dat er weinig kantoren op deze wijze werken. Astrid Eggink: ‘Waarschijnlijk zijn veel kantoren onvoldoende op de hoogte van de voordelen. Notarissen denken ook vaak ten onrechte dat het nog steeds een systeem van de Rabobank is, omdat die als eerste grote hypothecaire dienstverlener met ECH werkte. Ook de angst voor een nieuw systeem en daarmee gepaard gaande investeringen speelt een rol. Maar aansluiting is gewoon mogelijk op bestaande, up-to-date apparatuur.’ In de toekomst zijn er nog meer voordelen, voorspelt ze. ‘Er zullen meer hypotheekmaatschappijen op ECH aangesloten worden. Daarnaast zijn er twee belangrijke ontwikkelingen. Er loopt een pilot bij het Kadaster voor het digitaal wegschrijven van akten. Ook wordt er gewerkt aan een nieuwe versie van de Gemeentelijke Basisadministratie, GBA-V, waardoor notarissen binnen tien seconden een reactie krijgen. Als deze twee programma’s ook geïntegreerd in het pakket worden aangeboden, kunnen notarissen hun complete hypotheekdossier afhandelen in hun systeem. Daardoor kunnen zij veel efficiënter werken dan collega’s die niet op deze manier werken. Notariskantoren beschikken over de meest zuivere gegevens, die niet steeds handmatig overgenomen hoeven te worden. Daardoor is een aanzienlijke foutenreductie te verwachten.’ Moerland, DeWald en Mennen kijken uit naar deze ontwikkeling. Moerland: ‘Geïntegreerd werken met ECH wérkt. Nu is het een kwestie van finetunen.’ Voor meer informatie: www.ech.nl.

			Notis Notisies

			Notisies is de Nieuwsbrief van Notis (voorheen System Center Heerlen B.V.) Deze Nieuwsbrief wordt meerdere malen per jaar uitgegeven. In het nieuwsarchief treft u PDFs aan van vorige edities.

Notis Nieuws